เอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อต้องตรวจสอบก่อนเลือก Supplier

การตรวจสอบ Supplier ก่อนตัดสินใจเลือกเป็นขั้นตอนสำคัญในการลดความเสี่ยงด้านคุณภาพและการทุจริต ฝ่ายจัดซื้อควรตรวจสอบเอกสารสำคัญแบ่งตามประเภทได้ดังนี้

1. เอกสารยืนยันตัวตนทางกฎหมายและภาษี

• หนังสือรับรองบริษัท / ทะเบียนพาณิชย์: ตรวจสอบว่าจัดตั้งถูกต้องตามกฎหมาย มีตัวตนจริง และวัตถุประสงค์การจดทะเบียนตรงกับสินค้า/บริการที่จะซื้อ (ควรขอฉบับที่นายทะเบียนรับรองไม่เกิน 3-6 เดือน)
• ภ.พ.20 (ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม): ตรวจสอบเพื่อยืนยันว่า Supplier อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มจริง สามารถออกใบกำกับภาษีถูกต้องตามกฎหมาย
• สำเนาบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านของผู้มีอำนาจลงนาม: ใช้ยืนยันตัวตนผู้มีอำนาจผูกพันบริษัทตามหนังสือรับรอง
• หนังสือมอบอำนาจ (ถ้ามี): กรณีที่ผู้ติดต่อหรือผู้ลงนามในสัญญาไม่ใช่กรรมการผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรอง

2. เอกสารทางการเงินและการดำเนินธุรกิจ

• สำเนาสมุดบัญชีธนาคาร (หน้าแรก): ชื่อบัญชีต้องตรงกับชื่อบริษัท/ร้านค้า เพื่อป้องกันการโอนเงินผิดบัญชีหรือการทุจริต
• งบการเงินย้อนหลัง (1-3 ปี): เพื่อประเมินสภาพคล่อง ความมั่นคงทางการเงิน และลดความเสี่ยงที่ Supplier จะทิ้งงานหรือปิดกิจการกลางคัน

3. เอกสารมาตรฐาน มาตรฐานการผลิต และความปลอดภัย

• ใบอนุญาตประกอบกิจการ / ใบอนุญาตเฉพาะทาง: เช่น ใบอนุญาตโรงงาน (รร.4), ใบอนุญาตจาก อย. (กรณีอาหาร/ยา/เครื่องสำอาง) หรือใบอนุญาตนำเข้า
• ใบรับรองมาตรฐานสากล: เช่น ISO 9001 (บริหารงานคุณภาพ), ISO 14001 (สิ่งแวดล้อม), ISO 22000 / GMP / HACCP (ความปลอดภัยอาหาร) หรือ มอก.

4. เอกสารผลงานและประสิทธิภาพการทำงาน

• รายการผลงานในอดีต (Company Profile / Reference List): ประวัติบริษัท สินค้า/บริการที่เคยทำ และรายชื่อลูกค้าอ้างอิง
• เอกสารรับรองผลงาน (Letter of Recommendation): หนังสือรับรองการผ่านงานจากลูกค้ารายอื่น เพื่อยืนยันคุณภาพและการส่งมอบตรงเวลา